Dossier Information & technologies
e-procurement Enchères virtuelles, marchés électroniques, |
Crise économique oblige, les entreprises cherchent de plus en plus à rationaliser leur politique d’achat. Or, qui dit optimisation dit souvent Internet. Salles d’enchères virtuelles, marchés électroniques et autres plates-formes d’achat, qui avaient perdu de leur superbe après la bulle Internet, s’imposent à nouveau dans le quotidien des responsables achats. L’écosystème industriel et commercial est en train de devenir une immense place de marché électronique. Pour tout le monde ? Pas exactement. Les petites entreprises ont du retard, mais des voies d’accélération existent, à base de formations et d’intermédiation.
Par Pierre-Antoine Merlin
L’échange et la participation sont dans l’air du temps. En politique, bien sûr, avec la multiplication des débats “citoyens”, qui se rattachent pour l’essentiel à la démocratie “participative”, elle-même prônée par une ancienne candidate à la présidence de la République. Dans la sphère privée, dans les relations interpersonnelles, le phénomène ne cesse de prendre de l’ampleur. On ne compte déjà plus, depuis longtemps, les millions de lignes échangées chaque jour sur Internet sous forme de forums, de blogs et autres “chats” qui emplissent les nuits de tant d’adolescents – et d’adultes. Dans un récent épisode de la série télévisée Dexter, un personnage se plaignait amèrement “de ne plus avoir de temps pour sa vie sociale sur Internet !”. Cette boutade, impensable et d’ailleurs incompréhensible il y a encore quelques années, parle aujourd’hui à tout un chacun. Tous ces comportements nouveaux, désormais en phase de banalisation accélérée, sont apparus au tournant du XXIe siècle. Ils sont regroupés sous le vocable générique de “Web 2.0”. Un terme inventé et popularisé dès 2004 par le conférencier irlandais Tim O’Reilly pour qualifier la nouvelle génération d’Internet. On aurait tort, toutefois, de limiter ses promesses et ses premières réalisations aux nouvelles formes de relations sociales. L’un des traits les plus marquants de la deuxième génération Internet est l’invasion progressive de la sphère économique universelle, en commençant par l’agora marchande. Les entreprises ne s’y trompent pas, qui accueillent avec délices cette manne virtuelle. Non que les directions des achats soient toujours sollicitées. “Le directeur des achats n’est appelé que lorsqu’il s’agit de gros volumes”, indique le responsable d’une filiale de Bouygues. “Quand il s’agit d’une opération pilote, d’un montant financier relativement faible, ou tout simplement d’une acquisition effectuée dans un domaine réputé non stratégique, ce sont les responsables métiers, quels qu’ils soient, qui traitent directement avec les fournisseurs.” Reste que dans beaucoup d’entreprises, la procédure d’e-procurement — en français, le fait de se procurer en ligne des fournitures indispensables au bon fonctionnement des services — fait l’objet d’une procédure très stricte, établie par la direction des achats, et disponible sous la forme d’un catalogue détaillé. C’est le cas, par exemple, chez Capgemini. Si un responsable s’affranchit de cette règle, il est immédiatement identifié. Seuls la centralisation et le respect des procédures évitent le gaspillage.
Les plateformes existantes sont maintenant suffisamment diversifiées
Apparus il y a une dizaine d’années, les premiers “portails industriels” ont envahi d’abord le monde de l’industrie automobile. Le concept d’entreprise étendue, la volonté de maîtriser d’un seul tenant toute la chaîne des relations entre équipementiers, fournisseurs, fabricants, sous-traitants, concessionnaires et clients a trouvé là une application grandeur nature. Mais cette idée a rapidement déçu. “En général, les gens veulent bien échanger, à condition que ce soit le voisin qui commence”, raconte, non sans humour, un consultant. “Du coup, l’idée même d’un marché en ligne a déçu ses principaux promoteurs, et certaines places de marché se sont effondrées, ou ont été rachetées. Avant de revenir en force ces dernière années.” En effet, à y regarder de près, l’offre existe bel et bien. Et même si elle reste discrète et totalement inconnue du grand public, elle est suffisamment diversifiée pour attirer le chaland. Ainsi Ariba, ex-star de la nouvelle économie, s’est fait une spécialité dans le domaine du “spend management”, en français le contrôle des coûts, discipline peu sexy mais très prisée. Elle a d’ailleurs été récemment distinguée par le cabinet d’études Forrester comme la meilleure source d’approvisionnement en ligne pour les entreprises. Il faut aussi citer Aeroxchange, consortium réunissant les principales compagnies aériennes du monde entier, et encore Synertrade, plate-forme transversale intervenant dans pas moins d’une quinzaine de secteurs d’activité. Sans oublier Agentrix, destinée à mettre en relation les acteurs mondiaux de la grande distribution, ou encore Hightechpro, qui a choisi de se cantonner au champ, déjà très large, des prestations informatiques. L’exemple du secteur public entendu au sens large, c’est-à-dire intégrant les collectivités territoriales et la fonction hospitalière, est très révélateur de ce phénomène. Le site Internet du bulletin officiel des annonces des marchés publics recense en effet tous les appels d’offres relatifs, précisément, aux marchés publics. On est donc désormais en présence de véritables salles d’enchères virtuelles, où le jeu des négociations entre fournisseurs ciblés et acheteurs potentiels se déroule librement. La seule différence avec une procédure d’enchères traditionnelle, mais elle est de taille, c’est qu’avec la rapidité de l’Internet, les différentes phases des discussions, allant de la simple prise de contact à la prise de décision finale, sans oublier les différents épisodes de tractations intermédiaires, se trouvent limités à quelques minutes. Un succès apparemment. Selon une récente enquête de l’Ifop, plus de 90 % des prestataires de services téléchargent le formulaire pour l’attribution de marchés publics.
Un souci permanent, l’“interopérabilité” des plates-formes
Le problème, c’est qu’une proportion presque équivalente reconnaît ne pas se servir du canal électronique pour répondre au questionnaire. Ainsi, dans une grande mairie de la banlieue parisienne, “les appels d’offres sont effectivement retirés à la mairie sous forme numérique”, admet un responsable. “Mais ce qui fonctionne dans un sens ne fonctionne pas forcément dans l’autre. Nous n’avons eu qu’un seul retour. Et encore ! Les renseignements fournis n’étaient pas complets. En général, les gens impriment le formulaire, le remplissent, mettent des annotations et renvoient le tout par la Poste.” Est-ce un dysfonctionnement rédhibitoire ? Curieusement, ce fonctionnaire ne le pense pas. Au contraire. “On ne peut pas obliger les fournisseurs. Cela équivaudrait à une incursion dans leur façon de travailler. Ce n’est pas à nous de régler cela.” Pour expliquer ce frein au déploiement, il faut revenir, encore et toujours, aux contraintes persistantes, surtout dans la fonction publique, en matière d’interopérabilité des plates-formes. Là, beaucoup reste à faire. Ces outils sont parfois hétérogènes, et les mots de passe exigés sont souvent jugés complexes et rebutants pour qui veut soumissionner en ligne. Pourtant, un label existe pour rassurer les protagonistes du secteur. Baptisé dem@PE, il est censé être à la fois fiable et simple d’utilisation. Reste que pour le moment, seule une poignée de plates-formes arborent le précieux sésame. Or, il existe des dizaines de plates-formes concurrentes qui se partagent ce business lucratif.
L’appel d’offre “qualifié”
Pour Bertrand Macabeo, directeur général de Kompass International, “certaines places de marché notamment verticales, comme dans l’automobile, continuent d’exister et de fonctionner convenablement. Mais n’oublions pas que 95 % des entreprises françaises ont moins de 200 salariés. Globalement, celles-ci n’ont pas adhéré au phénomène pour des raisons budgétaires, mais aussi parce qu’elles estiment que le fonctionnement des places de marché est trop complexe. Par ailleurs, certaines craignent de perdre leur savoir-faire en affichant la composition de leurs produits de façon trop exposée aux yeux de tous, et d’abord de leurs concurrents”. Pour mettre en relation, via un outil électronique, les acheteurs et les vendeurs, cette filiale de la Coface préfère employer une autre méthode. Son service Contact Plus, lancé il y a quelques semaines, permet à toute société de rechercher des fournisseurs et de lancer des appels privés. Le principe est très simple : une fois les champs de la demande renseignés en ligne, Kompass reprend la main et sélectionne les fournisseurs potentiels parmi ses propres annonceurs. Ensuite, elle diffuse l’appel d’offres et revient ensuite vers l’acheteur. Bref : il s’agit d’une vraie intermédiation, fondée sur le principe, bien connu dans les médias, de la diffusion qualifiée. Une approche qui fait ses preuves, estime Ivan Tenicheff, responsable du service clients chez Kompass. “Toute structure peut envoyer gratuitement ses appels d’offres ou demandes de devis, qu’il s’agisse d’entreprises, d’institutions ou encore de collectivités territoriales. Les demandes sont extrêmement variées, parfois même très ciblées : recherche d’un fournisseur de tôles en aluminium, d’un prestataire en décolletage, d’un fabricant de pare-brise de bateau, de solutions de stockage dans le domaine agro-alimentaire, d’entreprises de gardiennage ou nettoyage, etc. Jusqu’à présent, nous avons toujours été en mesure de mettre les acheteurs en relation avec des fournisseurs pouvant répondre à leur demande, quel que soit le secteur d’activité et le contenu de l’appel d’offre”.
Les coûts en chute libre valent les efforts d’adaptation
L’urgence est donc de rationaliser l’offre pour rassurer les prestataires. En commençant par quelques expériences limitées. L’exemple le plus abouti est celui du conseil général de Moselle, qui se cantonne pour le moment à quelques domaines spécifiques comme la formation, les télécoms et l’informatique, la dématérialisation des appels d’offres pour favoriser l’achat en ligne. Mais ce département lorrain entend élargir progressivement cette expérience à d’autres champs d’activité, et susciter ainsi un déploiement dans d’autres collectivités territoriales. Denis Varène, directeur e-commerce de l’Union des groupements d’achats publics, y croit dur comme fer. “Mieux acheter, mieux s’approvisionner, c’est une très bonne façon de répondre à la nécessité de réduire la dette. L’approvisionnement en ligne assure à la fois le suivi des dépenses et la garantie des prix. En outre, il stimule l’esprit de responsabilité en donnant toute sa place à la notion de pilotage. Et ça marche : chez nous, 10 % des commandes sont déjà réglées par cartes d’achat. C’est déjà beaucoup.” Il faut dire que le jeu en vaut la chandelle. Selon Eric Esmerian, cofondateur de Blade Associés, un cabinet de conseil spécialisé dans l’e-business, “le principal avantage de l’achat en ligne, en tous les cas celui que l’on voit en premier, c’est la diminution drastique du prix de revient. Ainsi, le traitement d’une facture en mode traditionnel revient en moyenne à quinze euros, tandis que celui d’une facture dématérialisée tombe à un euro”.
Quand les grosses PME tracent la voie de la dématérialisation
Les entreprises françaises les plus jeunes et les plus innovantes ne s’y trompent pas. A cet égard, l’exemple de Pierre & Vacances est typique de cette prise de conscience. Ce groupe d’hôtellerie et de tourisme, qui se définit volontiers comme “une grosse PME”, estime par la voix de son “e-procurement manager”, Christophe Romao, que “les deux tiers des achats sont désormais effectués en ligne”. Et que cette proportion augmentera encore dans les mois et années à venir. Certes, il ne s’agit là que d’un taux partiel, puisque cette statistique ne prend pas en compte les gros achats structurels, de type immobilier. Mais cette proportion englobe tous les achats correspondant à la vie quotidienne d’une entreprise de tourisme. La formule semble porter ses fruits. Christophe Romao, lui, ne considère pas la plate-forme électronique comme une place de marché à proprement parler, mais plutôt comme un dispositif électronique performant. “On utilise l’outil Ariba, mais associé à un progiciel. Dans l’ensemble, le résultat est satisfaisant. Pour notre société comme pour d’autres, le fait d’acheter en ligne est une bonne solution. L’intérêt de cette démarche réside, d’abord et avant tout, dans le respect des accords-cadres. Les clauses contractuelles sont écrites, validées, précisées et donc connues de tous. Elles engagent l’ensemble des parties prenantes. L’avantage d’un accord-cadre, c’est qu’il laisse aux uns et aux autres suffisamment de latitude, mais tout en restant, par définition, à l’intérieur d’un périmètre déterminé. C’est une formule qui est relativement sécurisée. On sait exactement qui fait quoi.” Même son de cloche chez Billet Réduc, une société spécialisée dans la vente de places de spectacles à coût réduit. Fabienne Rétif, directrice des achats, explique que “la dématérialisation n’est pas seulement un moyen de réduire la facture. L’utilisation des fax par mails, par exemple, est une solution à la fois économique, pratique et écologique, qui optimise l’archivage des documents et facilite leur recherche”. C’est un argument majeur. Car le recours maîtrisé à l’achat en ligne ne sert pas seulement à réduire les coûts. Il économise le papier, et conserve indéfiniment, sans risque de perte, les documents attestant tous types de transactions. Précision qui a son importance : cette procédure permet de respecter à la lettre la loi française, qui enjoint de garder en mémoire l’ensemble des données numérisées de l’entreprise, y compris les mails échangés au bureau, ce qui peut poser d’énormes problèmes de respect de la vie privée. Et ce, pendant une durée minimale de dix ans. L’e-commerce est peut-être instantané, mais, paradoxalement, sa durée de vie et sa faculté à perdurer dans les mémoires numériques n’ira pas sans poser des problèmes juridiques dans les prochaines années. C’est dire si l’irrésistible progression de l’achat en ligne, en France comme ailleurs, est une tendance lourde, aux conséquences à la fois économiques et sociétales. Il n’est pas exagéré de dire qu’on est là en présence d’une petite révolution, où les acteurs s’affranchissent de la traditionnelle accumulation de paperasse pour aller, définitivement sans doute, vers l’écran. La banalisation du commerce interentreprises dématérialisé existe bel et bien. Et pas seulement sur le... papier.
Affaires publiques
Les e-achats encadrés de l’administration américaine
Moins libéral que pragmatique, le gouvernement américain est sans doute celui qui, dans le monde, a le plus formalisé ses achats en ligne. D’abord, en confiant à une entité unique, la General Services Administration, le soin de codifier les besoins annuels de ses départements ministériels. Ensuite, en demandant à l’Office of Federal Procurement Policy de valider très soigneusement les procédures régissant les achats publics. Comme si cela ne suffisait pas, Washington publie aussi, à intervalles réguliers, des guides pédagogiques, sorte de codes de bonne conduite pour indiquer aux collectivités publiques la meilleure façon de se conformer aux “meilleures pratiques” managériales. Sur le plan législatif, il a fallu pas moins de trois textes, votés tout au long des années 90, c’est-à-dire en plein développement d’Internet, pour codifier l’ensemble de ces nouveaux usages. Concrètement, le gouvernement américain octroie plusieurs centaines de milliers de cartes d’achat pour permettre à l’utilisateur patenté d’effectuer des transactions de taille relativement modeste — généralement moins de cent mille dollars. A la fin du mois, un relevé des sommes déboursées est envoyé à l'impétrant et à son responsable hiérarchique, pour la bonne règle. Dans le cas où les achats sont supérieurs à cent mille dollars, une procédure combinant le principe de l’appel d’offres et celui de la procédure négociée entre en jeu. Enfin, diverses modalités de recours administratifs sont prévues pour qui voudrait contester une transaction, quelle qu’elle soit. Il existe, à cet effet, différentes structures d’appel dans chaque ministère. Par ailleurs, il est toujours possible de saisir l’organisme d’audit et de contrôle financier de l’Administration, le célèbre General Accounting Office. C'est dire si, aux Etats-Unis, les achats publics en ligne sont devenus un business à part entière. Une mine d’activités potentiellement lucratives, certes, mais très encadrées. P-A.M.
3 questions à Pierre Pelouzet,
président de la Compagnie des dirigeants et acheteurs de France,
et directeur des achats de la SNCF
“Dans les grandes entreprises,
plus de la moitié des achats sont dématérialisés”
La crise constitue-t-elle un facteur d’accélération notable pour l’achat en ligne ?
D’abord, je préfère parler de dématérialisation plutôt que d’achat en ligne. Il ne s’agit pas, par exemple, de passer des commandes par mail plutôt que par téléphone ou tout simplement lors d’une rencontre commerciale entre un vendeur et un acheteur. Ce dont on parle, c’est bien d’une transaction dématérialisée, rendue possible par un outil, lui-même reposant sur une base électronique. C’est beaucoup plus clair comme cela. Quant à savoir si la crise accentue, dans les entreprises, le besoin de rationalisation, c’est tout à fait certain. Elle joue beaucoup dans la montée de l’achat dématérialisé. Mais il n’y a pas que la crise : à la SNCF, par exemple, nous sommes maintenant au-dessus de 50 % d’appels d'offres dématérialisés ! Ceci est lié à un effort d’explication, de prise de conscience des uns et des autres, de confiance dans l’outil. Il y a quelques mois, nous n’en étions pas encore tout à fait là.
Est-ce le cas pour toutes les entreprises, et pour tous les types d’achats ?
Pour les PME, je ne sais pas. Mais pour la plupart des grandes entreprises françaises, nous sommes plutôt au-dessus des 50 % pour ce qui concerne l’utilisation systématique du format électronique. Et, il faut insister, ce constat vaut pour l’ensemble du processus. Là encore, cela n’a pas toujours été le cas. C’est même assez récent. Mais à partir du moment où les gens ont confiance, sont convenablement formés et se rendent compte de la simplicité, c'est gagné. Surtout pour les opérations récurrentes, classiques. Dans le cas de transactions spécifiques ou relativement complexes, c’est plus difficile. Il peut y avoir une réticence, une difficulté d’adaptation. Dans ce cas, le taux de recours au format électronique progresse plus lentement.
Ce phénomène est-il durable ?
Il y a 10 ans, au moment de la nouvelle économie, il y a eu un fort engouement pour les places de marché électroniques. Et puis c’est retombé, le tri a été fait. Certaines ont disparu, des généralistes essentiellement, et d'autres, souvent des plates-formes très spécialisées, se sont maintenues. Le marché est passé par une phase de réflexion, de maturation. Maintenant, il est en phase accélérée de professionnalisation. Enfin, au-delà des “plus” économiques apportés par l’électronique, de nouvelles applications sont aujourd’hui très sérieusement considérées, apportant des vertus sociétales. A titre d’exemple, la Compagnie des dirigeants et des acheteurs de France ainsi qu’une dizaine de grands groupes vont, dans le cadre de l’association Pas@pas, lancer une place de marché réservée aux entreprises du secteur handicapé et d’insertion. Ceci permettra de grandement faciliter la mise en relation des besoins des grands comptes avec l’offre, parfois difficile à identifier, de ces entreprises. Le mouvement engagé vers la diffusion et la banalisation de l’outil électronique devrait donc encore s’accélérer.